Estudio de caso: Optimización de la importación y gestión de pedidos de piezas de motocicletas

1. Descripción general del cliente:

Industria: Piezas y accesorios para motocicletas

Tamaño de la empresa: Mediana

Ubicación: Santa Cruz, Bolivia

2. Desafío del cliente:

El cliente, un importante distribuidor de repuestos y accesorios para motocicletas, se enfrentaba a importantes desafíos a la hora de gestionar el proceso de importación y hacer un seguimiento eficaz de los pedidos. Su sistema manual existente era propenso a errores, carecía de transparencia y dificultaba la adaptación a las cambiantes negociaciones con los proveedores y a las fluctuaciones de precios.

3. La solución:

Ribentek fue contratado para desarrollar un sistema de gestión integral adaptado a las necesidades del cliente. La solución tenía como objetivo optimizar el proceso de importación y el seguimiento de pedidos de motocicletas y repuestos. Propusimos el desarrollo de una plataforma web robusta que proporcionara las siguientes funcionalidades clave:

4. Implementación:

• Gestión de usuarios y roles:
• Creación de roles personalizados, incluidos roles para Gerente de Compras, Gerente General, Gerente de Importación, Proveedores y más.
• Asignación de permisos específicos y niveles de acceso para cada rol para garantizar la seguridad y el control de los datos.
• Gestión de pedidos:
• Creación y seguimiento en tiempo real de pedidos de motos y recambios.
• Registros detallados de los artículos solicitados en cada pedido, incluyendo cantidad, modelo, descripción y precio.
• Capacidad de incorporar conocimientos adquiridos a partir de conversaciones con proveedores para priorizar los artículos solicitados con frecuencia.
• Gestión de cotizaciones:
• Mantener un historial de versiones de cotizaciones para realizar un seguimiento de las negociaciones con proveedores y los ajustes de precios.
• Seguimiento de cambios de precio:
• Alertas y notificaciones automáticas para artículos con variaciones de precio superiores al 10%.
• Registro y comparación de cambios de precios a lo largo del tiempo para un mejor control de costos.
• Gestión de contenedores:
• Registro de llegadas de contenedores con mercancía.
• Asociación de artículos dentro de los contenedores con los pedidos correspondientes realizados.
• Interfaz intuitiva:
• Una interfaz fácil de usar e intuitiva para mejorar la experiencia del usuario y la navegación del sistema.
• Integración con Excel:
• Integración perfecta con Excel, que permite a los usuarios cargar información de contenedores y pedidos, agilizando la entrada de datos.
• Seguridad y autenticación:
• Se implementan sólidas medidas de seguridad para salvaguardar datos confidenciales y garantizar la autenticidad del usuario.

5. Resultados y beneficios:

• Mayor eficiencia operativa mediante una gestión optimizada de pedidos y un seguimiento en tiempo real.
• Capacidades de negociación mejoradas con proveedores a través de una gestión integral de cotizaciones.
• Ahorro de costes gracias al seguimiento y respuesta rápida a los cambios de precios.
• Mejora la precisión y transparencia de los datos, reduciendo errores y discrepancias.
• La interfaz fácil de usar permitió una adopción más rápida por parte del usuario y redujo los tiempos de capacitación.

6. Testimonio del cliente:

“Nuestra asociación con Ribentek ha transformado nuestros procesos de importación y gestión de pedidos. El sistema que desarrollaron no solo nos ha ahorrado tiempo y dinero, sino que también nos ha dado una ventaja competitiva en la industria”.

7. Retos superados:

• Adaptación a los requisitos específicos de la industria y las complejidades del flujo de trabajo del cliente.
• Garantizar la seguridad e integridad de los datos en un sistema que maneja información sensible.
• Integración de Excel para la importación de datos sin comprometer la consistencia de los datos.

8. Conclusión:

Al asociarse con nosotros, el cliente logró mejoras significativas en la gestión de pedidos e importaciones. El sistema personalizado que desarrollamos no solo abordó sus desafíos inmediatos, sino que también lo posicionó para el crecimiento y la competitividad futuros.